Cara Terbaik untuk Melakukan Implementasi Strategi Bisnis dengan Sukses

Dalam implementasi strategi, ada beberapa tugas yang harus dilakukan terkait proses pelaksanaan, agar pelaksanaan keputusan strategis yang telah dibuat berjalan lancar serta memudahkan untuk proses pengawasan, evaluasi serta revisi strategi jika ternyata diperlukan.

Tugas-tugas implementasi tersebut ada yang berasal dari faktor organisasi dan SDM/HR, dan ada yang berasal dari faktor sistem.
Untuk yang terkait organisasi, tugas-tugas dalam implementasi strategi adalah:

• Membangun organisasi yang cakap dengan anggota yang kompeten dan sistem organisasi yang tepat; hal ini sudah harus diterapkan sejak awal.
• Mendesain sistem penghargaan (untuk anggota) yang mendukung aktifitas organisasi, maksudnya agar para anggota organisasi merasa lebih termotivasi.

• Menciptakan kultur perusahaan yang mendukung pelaksanaan strategi agar tidak ada pertentangan di dalam organisasi.
• Menggunakan kepemimpinan strategis agar semua anggotanya bisa menjalankan tugas pelaksanaan strategi dengan sebaik-baiknya.

Sedangkan untuk yang terkait sistem, tugas-tugas dalam implementasi strategi adalah:

• Menghubungkan budget agar jumlahnya sesuai dengan pelaksanaan strategi, tidak berlebihan atau kekurangan.

• Menetapkan peraturan dan prosedur yang mendukung pelaksanaan strategi agar tidak ada hambatan prosedural.

• Memulai praktek dan komitmen yang terbaik untuk pelaksanaan strategi secara kontinyu terutama jika strategi tersebut dianggap ideal dan hendak diterapkan untuk jangka panjang atau menjadi nilai jual utam perusahaan.

• Meng-install sistem informasi yang tepat untuk mendukung pelaksanaan strategis, misalnya sistem pengawasan, perhitungan data dan sebagainya.

Dalam pelaksanaan atau implementasi strategi, semua tugas ini dijalankan secara bersama-sama dan beriringan. Masing-masing saling mendukung namun juga memiliki sistem evaluasi dan pengawasannya sendiri karena sifat, aktifitas dan standarnya berbeda. Keduanya kemudian bisa dibandingkan dan ditentukan tingkat efektifitasnya dengan standar yang ditetapkan perusahaan, disesuaikan dengan sasaran strategis yang hendak dicapai.

Jika ternyata hasil yang dicapai tidak sesuai harapan, pelaksanaan yang terperinci dengan sistem pengawasan dan pengukuran dapat membantu untuk proses evaluasi serta revisi strategi.
Masing-masing poin memiliki rincian tugasnya sendiri-sendiri. Mari kita melihat penjabarannya satu-persatu di slide berikutnya.

IMPLEMENTASI STRATEGI: MEMBANGUN ORGANISASI YANG CAKAP
Organisasi yang cakap penting untuk kesuksesan sebuah organisasi, karena organisasi adalah pihak pengatur pelaksanaan strategi serta yang melakukan fungsi-fungsi strategis.
Dalam susunan sebuah organisasi, termasuk organisasi perusahaan, terdapat 3 elemen besar yaitu yang terkait susunan sumber daya manusia, struktur organisasi, serta kecakapan inti dan kompetensi elemen organisasi tersebut. Masing-masing memiliki lagi rincian tugas yang terkait dengan sifat tugas setiap elemennya. Berikut penggambaran tugas-tugasnya:

1. Susunan SDM.
Untuk membentuk susunan SDM yang cakap dan kompeten, perusahaan harus memulai sejak awal berdirinya. Perusahaan harus merekrut anggota terbaik untuk menempati berbagai posisi strategis serta membentuk tim manajemen yang sangat kuat. Dalam hal ini, perusahaan tidak boleh ragu untuk mengeluarkan modal demi merekrut anggota kompeten, misalnya menawarkan kompensasi besar untuk calon manajer pemasaran yang memang benar-benar kompeten.

2. Struktur Organisasi.
Untuk pembentukan struktur organisasi, susunan idealnya adalah struktur yang sifatnya landai dan tidak terlalu hirarkis, serta bersifat cukup fleksibel sehingga bisa segera mengantisipasi jika ada perubahan mendadak. Contoh umumnya adalah satu tim HR yang masing-masing memiliki pengetahuan akan bagian yang berbeda-beda dari tugas-tugas HR (misalnya penggajian, admin, rekrutmen) agar bisa saling mengisi ketika ada yang mendadak tidak bisa bekerja atau mengundurkan diri mendadak.

3. Pembangunan Kompetensi dan Kecakapan Inti.
Tugas ini harus selalu dilakukan sejak awal pembentukan organisasi untuk mempertahankan kompetensi anggota organisasi, sekaligus membuat mereka mampu bertahan dalam menghadapi perubahan serta organisasi yang semakin berkembang (yang berarti membutuhkan kompetensi makin besar). Selain membangun portfolio dan kualifikasi para pemegang posisi strategis, perusahaan juga harus memperbaharui dan membentuk kembali portfolio kecakapan yang selaras dengan perubahan eksternal. Misalnya, membentuk ulang sistem organisasi yang sesuai dengan sifat implementasi strategis perusahaan pasca krisis moneter, yaitu yang lebih efisien biaya dan lebih strategis.

Setelah membentuk organisasi yang kuat dengan anggota yang cakap dan kompeten, perusahaan harus bersiap untuk mempertahankan dan meningkatkan kinerja anggotanya, salah satunya adalah dengan membuat sistem penghargaan. Hal ini akan dijelaskan dalam slide berikutnya.

IMPLEMENTASI STRATEGI: SISTEM PENGHARGAAN YANG MENDUKUNG ORGANISASI
Dalam suatu organisasi, sangat penting untuk membentuk sistem penghargaan yang dapat meningkatkan kinerja para anggota organisasi. Hal ini berkaitan dengan prinsip penghargaan (positive reward) yang merupakan motivasi manusia untuk meraih sesuatu dan berusaha sebaik-baiknya. Dalam perusahaan, yang disebut penghargaan ini misalnya gaji, honor, penghargaan berupa sertifikat dan pengakuan kompetensi resmi, tunjangan, fasilitas serta perlindungan karyawan.

Reward merupakan insentif yang dibutuhkan para karyawan ketika mereka menerima suatu tugas dalam kapasitasnya sebagai anggota sebuah organisasi, dalam hal ini adalah perusahaan. Reward juga merupakan sumber motivasi yang mendorong anggota organisasi untuk berbuat yang terbaik dalam melaksanakan tugas.

Idealnya, sistem reward diberikan oleh perusahaan dalam dua bentuk, yaitu jaminan keamanan finansial berupa gaji dan tunjangan, serta penghargaan yang terkait pengakuan terhadap kemampuan si karyawan seperti sertifikat, piagam, pengakuan secara langsung dan sebagainya. Jika salah satu tidak dipenuhi, maka akan berujung pada ketidakpuasan karyawan serta penolakan untuk memberikan kinerja optimal dalam implementasi strategis.

Agar bisa memberikan penghargaan atau reward dengan efektif, ada dua poin yang harus diperhatikan:

1. Harus diciptakan indikator utama kinerja (key performance indicators) yang berfokus pada aspek-aspek pencapaian sasaran strategi perusahaan. Dalam hal ini, setiap elemen organisasi harus memiliki patokan penilaian kinerja untuk setiap karyawannya, agar mudah menentukan mana yang mampu memberikan usaha maksimal sesuai standar perusahaan dan mana yang tidak.

2. Reward diberikan bagi mereka yang mampu meraih target yang ditetapkan dalam strategi perusahaan. Dengan menaati indikator kinerja, pemberian reward bisa lebih tepat sasaran. Reward besar diberikan kepada karyawan yang memberikan kontribusi terbaik atau memiliki beban kerja yang lebih beresiko dan berdampak luas pada perusahaan secara keseluruhan.

Sistem reward yang baik merupakan salah satu pendukung efektifitas berbagai tugas organisasi, namun seringkali hal tersebut tidak ada artinya bila karyawan terpaksa harus bekerja di lingkungan yang kulturnya tidak sesuai dengan tuntutan pekerjaannya.

Pengaruh kultur perusahaan yang memengaruhi implementasi strategi dalam kaitannya dengan unsur organisasi akan dijelaskan dalam slide berikutnya.

IMPLEMENTASI STRATEGI: KULTUR PERUSAHAAN YANG MENDUKUNG STRATEGI
Pernahkah Anda mendengar tentang karyawan perusahaan yang sebenarnya mendapat gaji besar dan tunjangan lumayan di perusahaannya, namun kemudian tetap memutuskan berhenti dengan alasan sistemnya terlalu birokratis atau pendapatnya tak pernah didengar atasan? Itu adalah dampak dari kultur kerja yang tidak mendukung pelaksanaan strategi. Dalam hal ini, sudah jelas bahwa pemberian reward yang tinggi saja tidak cukup tanpa adanya kultur kerja yang sesuai dengan sifat implementasi strategi yang dituntut perusahaan kepada karyawan.

Dalam sebuah perusahaan, kultur kerja biasanya berasal dari pihak manajemen atas dan ditetapkan sebagai bagian dari pencapaian visi perusahaan. Ada dua faktor ideal dari kaitan antara kultur perusahaan dan implementasi organisasi:

1. Kultur perusahaan dibangun dan dikembangkan agar selaras dengan arah strategi perusahaan. Di sinilah peran penyusunan visi dan misi berperan penting dalam penetapan arah dan strategi kerja perusahaan. Kultur perusahaan harus disesuaikan dengan jenis strategi utamanya.

2. Jika strategi perusahaan berfokus pada pengembangan produk baru yang agresif, maka iklim yang menghargai kreativitas dan inovasi harus dikembangkan secara konstan. Perusahaan yang manajemennya kerap menghambat kreatifitas karyawan tidak cocok menerapkan strategi pengembangan produk baru yang sifatnya agresif serta mengikuti perkembangan teknologi.

Kasus yang disampaikan di awal halaman ini bisa menjadi contoh adanya ketidakselarasan antara kultur perusahaan dengan penetapan strategi yang dituntut perusahaan. Misalnya, sebuah perusahaan pendidikan bahasa asing untuk umum hendak menetapkan metode ajar baru yang efektif, namun para tutor yang bekerja di perusahan tersebut tidak memiliki kebebasan untuk menyampaikan pendapat tentang kenyataan yang mereka hadapi di lapangan bersama para murid. Akibatnya, walau gajinya besar, para tutor merasa tertekan sehingga mengundurkan diri.

Kultur perusahaan yang selaras dengan semangat implementasi strateginya akan membuat para karyawan merasa dihargai dan tidak merasa terhambat dalam melaksanakan berbagai tugasnya serta menyampaikan aspirasinya, karena didukung oleh sistem dan kultur perusahaan yang membebaskan. Hal ini pun sebaiknya didukung dengan sifat kepemimpinan yang strategis, yang akan dibahas pada slide berikutnya.

IMPLEMENTASI STRATEGI: KEPEMIMPINAN STRATEGIS
Aspek kepemimpinan sangat penting dalam memimpin sebuah organisasi meraih kesuksesan. Pemimpin berfungsi untuk menuntun organisasi, yang terdiri dari berbagai aspek dan bagian, agar bisa melaju dalam satu arah untuk meraih tujuan bersama walaupun rincian tugas yang mereka pegang berbeda-beda. Tanpa pemimpin yang baik, masing-masing aspek organisasi tidak akan terarah dan akan berjalan sendiri-sendiri sehingga sistem organisasi menjadi berantakan.

Perusahaan-perusahaan paling sukses di dunia seperti Microsoft, Apple, Nestle and Unilever biasanya memiliki pemimpin berkualitas, yaitu yang mampu menuntun bawahannya dalam hal menjalankan strategi dengan sebaik-baiknya untuk mencapai tujuan, sekaligus menghadapi tantangan dari luar. Kalaupun pemimpin ini pada akhirnya tak lagi memimpin karena suatu sebab, perusahaan berkualitas biasanya telah menyiapkan generasi pengganti yang sama cakapnya.

Berikut adalah dua poin penting yang menandai bentuk kepemimpinan strategis:

1. Kepemimpinan strategis adalah mereka yang mendorong organisasi untuk bersifat responsif terhadap perubahan lingkungan bisnis, peka terhadap adanya perubahan peluang pasar, dan proaktif dalam mengusung inisiatif-inisiatif strategis. Jadi, tugas pemimpin yang baik bukan hanya mengarahkan kerja organisasi di dalam, melainkan juga menuntun organisasi agar semua bagiannya siap menghadapi tantangan di luar.

2. Kepemimpinan strategis juga adalah mereka yang fokus pada implementasi strategis secara konsisten dan terarah. Ini adalah fungsi utama dari sebuah kepemimpinan yang strategis, dimana seorang pemimpin harus bisa membuat semua aspek organisasi menjadi mampu bekerjasama dengan baik.

Dengan menerapkan bentuk kepemimpinan yang strategis, sebuah organisasi dapat melaju bersama-sama dalam menghadapi tantangan apapun dalam implementasi strategi. Selain itu, pemimpin yang baik juga akan meningkatkan loyalitas dan kepercayaan anggota organisasi terhadap perusahaan, sehingga mereka akan bekerja dengan lebih baik dan berusaha lebih keras dalam mencapai tujuan organisasi lewat keputusan strategis yang telah dibuat.

Selain semua aspek organisasi dalam implementasi keputusan strategis, ada pula aspek pelaksanaan keputusan strategis yang berasal dari aspek sistem alias non organisasi. Aspek sistem juga memiliki beberapa poin penting dalam hal menyukseskan pelaksanan keputusan strategis. Berikut adalah penjelasannya masing-masing.

IMPLEMENTASI STRATEGI: MENGHUBUNGKAN BUDGET DENGAN STRATEGI
Budget atau anggaran merupakan salah satu aspek non organisasi yang penting dalam perusahaan untuk memastikan agar implementasi keputusan strategis berjalan lancar. Dalam hal ini, anggaran berfungsi sebagai modal untuk memfasilitasi pelaksanaan strategi, misalnya seperti membeli bahan baku, membeli fasilitas dan peralatan produksi, membiayai proses pemasaran, membayar karyawan, menciptakan inovasi dan penemuan produk, memodali pengembangan serta pembukaan cabang, dan masih banyak lagi.

Terdapat dua macam poin penting dalam hal penerapan aspek budget atau anggaran di dalam implementasi strategi yaitu:

1. Budget harus dialokasikan selaras dengan arah strategi yang telah ditentukan. Jadi, dalam membuat sebuah keputusan strategis, perusahaan harus membuatnya berdasarkan budget yang dimiliki. Misalnya, ketika perusahaan memutuskan menyewa tenaga ahli pemasaran untuk meningkatkan kinerja marketing, perusahaan harus sudah siap mengeluarkan modal untuk membayar gaji atau biaya training yang dibutuhkan.

2. Tanpa alokasi budget yang tepat, segenap arah dan isi strategi akan gagal di-implementasikan. Contoh sederhanya adalah ketika perusahaan ingin mengadakan perluasan usaha dengan membangun kantor cabang baru di propinsi lain. Sayangnya, pembangunan kantor cabang baru itu terhambat di tengah jalan karena perencanaan biaya dan strategi bisnis yang kurang matang sebelum membuat keputusan pembangunan. Akibatnya, proses pembangunan tidak diteruskan dan perusahaan mengalami rugi.

Perencanaan budget harus diterapkan sejak permulaan perusahaan berdiri, karena budget adalah sesuatu yang dibutuhkan secara terus-menerus oleh perusahaan jika ingin terus beroperasi. Ketika perusahaan makin berkembang, alokasi pendanaan untuk setiap kegiatan operasional, perencanaan, produksi, pemasaran pelatihan dan sebagainya harus selalu diperbaharui dan dikembangkan sesuai kebutuhan.

Bahkan, ketika suatu perusahaan hendak memfokuskan strateginya pada suatu aspek (misalnya pemasaran untuk periode ini dan pelatihan karyawan untuk periode berikutnya) maka pengaturan dan alokasi pendanaan juga harus fleksibel mengikuti kebutuhan tersebut.

Selain memiliki sistem permodalan dan pendanaan yang kuat, sebuah organisasi atau perusahaan juga wajib memiliki sistem peraturan yang dapat mendukung segala jenis implementasi strategi secara maksimal. Hal tersebut akan dijelaska dalam slide berikutnya.

IMPLEMENTASI STRATEGI: PERATURAN YANG MENDUKUNG STRATEGI
Agar sebuah perusahaan bisa sukses dalam hal pelaksanaan strategi, perusahaan tersebut harus memiliki sistem peraturan yang memungkinkan setiap aspek organisasinya mampu menjalankan bagiannya dengan baik demi mencapai tujuan dari pembuatan keputusan strategis.

Dalam perusahaan, dikenal dengan yang disebut SOP alias Standard Operating Procedures, yaitu standar berbagai tugas yang harus dijalankan oleh setiap bagian organisasi sesuai dengan tujuan dan porsinya masing-masing. SOP biasanya disusun oleh pemimpin bersama dengan bagian Sumber Daya Manusia atau HR, karena juga menyangkut deskripsi tugas dan analisis jabatan masing-masing bagian serta karyawan.

SOP diperlukan agar setiap bagian dalam organisasi atau perusahaan memiliki patokan untuk bertindak sesuai dengan tuntutan perusahaan terkait pencapaian tujuan strategis. Dengan berpatokan pada SOP yang sudah disusun rapi, sebuah perusahaan dapat menghindari perpecahan dan ketidakselarasan antar bagian karena masing-masing tidak memiliki patokan dalam bertindak.

Sebagai contoh: dalam sebuah perusahaan katering, kelompok karyawan dibagi dua yaitu karyawan yang termasuk dalam susunan hirarkis organisasi, serta karyawan lapangan yang pekerjaannya diatur oleh berbagai aspek organisasi tersebut namun tetap bertanggung jawab pada pimpinan. Masing-masing karyawan memiliki SOP mereka sendiri-sendiri; misalnya, untuk karyawan lapangan, koki, chef pastry, chef masakan barat dan Indonesia, pembantu dapur masing-masing memiliki SOP. Hal yang sama juga berlaku untuk manajer HRD, staf HRD, admin, staf keuangan, manajer keuangan, staf pemasaran dan seterusnya.

Setiap SOP memiliki alur pertanggungjawaban dan pelaporan, serta rincian mengenai berbagai tugas yang harus dilakukan staf bersangkutan. Karena, daftar SOP harus disimpan dengan baik.
Selain itu, SOP dan kebijakan perusahaan juga harus selalu dimodifikasi agar tetap sesuai dengan arah strategi baru yang disusun, apalagi jika perusahaan mengalami perubahan drastis dalam hal prosedural. Dalam hal ini, perubahan SOP harus direncanakan dengan matang sebelum disampaikan ke semua karyawan, agar tidak terjadi kekacauan dan hambatan dalam pelaksanaan strategi.
Dalam aspek implementasi organisasi, sekalipun SOP sudah bisa dilakukan dengan baik, perusahaan tetap membutuhkan aspek peningkatan kinerja yang kontinyu dan berkelanjutan. Hal ini akan dibahas pada slide berikutnya.

IMPLEMENTASI STRATEGI: PENINGKATAN SECARA KONTINYU
Dalam pelaksanaan atau implementasi strategi, proses pelaksanaan yang sesungguhnya di lapangan tidak selalu mulus. Terkadang, strategi yang sudah direncanakan dengan baik ternyata masih mendapat hambatan di tengah jalan. Selain itu, kondisi tertentu mengharuskan perusahaan untuk mampu melakukan peningkatan bahkan perbaikan strategi sehingga tetap bisa berjalan mulus dan membantu perusahaan meraih target.

Jadi, dalam pelaksanaan strategi, perusahaan bukan hanya harus siap untuk menjalankan strategi tersebut, tetapi juga harus berkomitmen untuk melakukan perbaikan secara kontinyu.
Berikut adalah dua poin penting dalam hal ini:

1. Pelaksanaan strategi yang kompeten memerlukan perbaikan proses secara konstan. Jadi, proses perbaikan strategi bukan hanya pada saat setelah strategi dilakukan dan dievaluasi hasilnya, melainkan juga terus ditingkatkan di tengah jalan ketika ada tanda-tanda bahwa hal tersebut diperlukan.

2. Benchmarking, best practices adoption, dan inisiatif six sigma, semuanya membantu peningkatan efisiensi, produk yang lebih unggul dan kepuasan pelanggan yang lebih baik.

Best practice merupakan strategi yang sudah terbukti menunjukkan hasil terbaik setelah diterapkan berulang kali, dimana hal ini kemudian bisa dijadikan benchmark atau titik acuan bagi sebuah perusahaan untuk terus meningkatkan kinerja dalam implementasi strategi. Sedangkan Six Sigma merupakan susunan teknik atau strategi untuk meningkatkan kinerja strategis perusahaan, yang menekankan pada peningkatan kualitas produksi atau pelayanan dengan cara mengidentifikasi kekurangan atau kesalahan dalam implementasi strategis.

Konsep Six Sigma dikembangkan oleh Motorola pada tahun 1981, dan sejak itu terus menjadi acuan berbagai perusahaan untuk mengembangkan kinerja dan implementasi strategis yang semakin efektif. Sistem deteksi kesalahan atau kekurangan ini dilakukan selama proses implementasi strategis untuk semakin mengurangi resiko gagalnya implementasi strategi.

Dalam prakteknya, teknik ini bisa diterapkan dengan memanfaatkan statistik, laporan pemasaran, eksperimen dan sebagainya. Contohnya adalah pendirian tim peneliti khusus dalam sebuah perusahaan yang memiliki infrastruktur sendiri dan bertugas menganalisis hal tersebut.

Selain peningkatan kinerja secara kontinyu, aspek teknis pun penting dalam implementasi strategi.

IMPLEMENTASI STRATEGI: SISTEM PENDUKUNG INFORMASI
Dalam sebuah perusahaan, aspek teknologi merupakan aspek teknis dari sebuah sistem yang tidak boleh dilupakan. Hal ini tidak boleh dilupakan mengingat teknologi perkembang pesat dan selalu lebih cepat diadopsi oleh perusahaan kompeten yang memiliki daya saing tinggi.

Sistem informasi yang mendukung harus digunakan oleh perusahaan terutama saat ini agar bisa bersaing dengan kompetitor.

Berikut adalah dua poin penting dalam penerapkan aspek teknologi dalam perusahaan:

1. Strategi perusahaan tidak dapat diimplementasikan dengan baik tanpa sistem informasi yang optimal. Dalam hal ini, sistem berlaku baik untuk aspek teknis atau pelaksanaan di lapangan maupun aspek organisasi.

Sebagai contoh: penerapan teknologi produksi yang baik dengan teknologi mutakhir dapat membantu sebuah pabrik menghasilkan barang bermutu tinggi dengan kualitas lebih baik serta mendapatkan keuntungan lebih. Selain itu, dalam aspek organisasi, bagian SDM sebaiknya dibekali dengan software HR untuk membantu tugas-tugas pendataan karyawan, terutama jika jumlah karyawan sudah ribuan, agar pekerjaannya lebih efisien dan memiliki marjin kesalahan rendah.

2. Sistem IT yang integratif dan efisien tidak hanya memfasilitasi pelaksanaan strategi dengan lebih baik, namun juga dapat memperkuat kemampuan organisasi dalam bersaing dengan rival. Seperti contoh yang sudah diberikan di poin pertama, penerapan sistem IT yang baik dengan teknologi tercanggih dapat membuat pekerjaan dalam organisasi maupun lapangan lebih efisien sehingga perusahaan mampu bersaing dengan kompetitor.

Implementasi strategi membutuhkan gabungan dari semua aspek yang telah dijelaskan di atas, termasuk aspek teknologi. Walaupun sebuah perusahaan mungkin belum mampu mengadopsi teknologi terbaru, setidaknya sebuah perusahaan dapat mengadopsi teknolog yang dirasa paling sesuai dengan kemampuan anggaran dan pengelolaannya untuk mendukung implementasi strategi serta meningkatkan daya saing.
Dengan penerapan semua aspek implementasi organisasi yang baik, perusahaan dapat mencapai tujuan strategis dengan mudah, dan memeroleh hasil yang baik.